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一、什么是true copy?
复印件与原件相符合的公证,英文叫原件的True Copy(有时候也叫certified copy),是为了证明复印件未经篡改,是与原件一模一样的,而且是完整的。
绝大多数州不允许公证员公证出生证,结婚证,法院文件等官方记录(recordable documents)的复印件。护照绿卡驾照虽然是官方发放的,但不属于官方记录,因此可以公证复印件。公司注册文件(articles of incorporation或certificate of formation),good standing (certificate of status),也必须由相关政府部门签发,不能做true copy。至于一般公司文件(如董事会决议),病历,银行账单什么的,都可以做复印件公证。
二、如何办理复印件与原件相符合的公证
一般来说,在复印件上写上“true copy”的字样并由公证员签字盖章不能满足州务卿认证与领馆认证的要求。对于复印件与原件相符合的公证,每个州都有相应的法律规定,一般都有特别的公证词,许多州甚至要求公证员亲自复印。
华盛顿DC中国大使馆的特殊要求
从2017年11月起,办理护照,绿卡等复印件与原件相符合认证,如果公证词是单独一页(即与复印件不在一页上),大使馆要求在复印件上写上“true copy”字样,并由公证员与你自己分别签字。否则可能不予认证。如果公证词打印或写在护照绿卡的复印件上,则无需特殊处理。
Arkansas州
State of Arkansas
County of ____________
I, ______[Name of Notary]_______, certify this is a true and perfect copy of the original document _______[insert type of document]______ presented to me on this ______ day of _________, 20___.
Notary’s Signature _____________
My commission expires: ___________
[Seal of Office]
Oklahoma州
State of Oklahoma
County of ____________
I certify that this is a true and correct copy of a document in the possession of _____________________
Dated _________________
(Signature of notarial officer)
(Seal, if any)
Title (and Rank)
(My commission expires: )
(My commission # )
Texas州
CERTIFIED COPY OF A NON-RECORDABLE DOCUMENT
STATUTORY CERTIFICATE FOR CERTIFYING A COPY IN TX ONLYState of Texas
County of _______________
On this __________ day of __________, ___(year)___, I certify that the preceding or attached document, and the duplicate retained by me as a notarial record, are true, exact, complete, and unaltered photocopies made by me of _____(description of document)_______, presented to me by the document’s custodian, _______________, and that, to the best of my knowledge, the photocopied document is neither a public record nor a publicly recordable document, certified copies of which are available from an official source other than a notary.
______________________
Notary Public’s Signature
(Personalized Seal)
Florida州
STATE OF FLORIDA
COUNTY OF __________
On this _____ day of __________, ___(year)____ , I attest that the preceding or attached document is a true, exact, complete, and unaltered photocopy made by me of ______(description of document)______ presented to me by the document’s custodian, ____________________, and, to the best of my knowledge, that the photocopied document is neither a vital record nor a public record, certified copies of which are available from an official source other than a notary public.
(Official Notary Signature and Notary Seal)
(Name of Notary Typed, Printed or Stamped)
Georgia州
请用PDF版本:Georgia州复印件与原件相符合公证页(公证页声明)(尽量用这个),或者or Georgia州复印件与原件相符合公证页(自己声明)。
North Carolina州
TRUE COPY
I, _______________________________ (document owner), do hereby swear or affirm that the attached is a true copy of ________________________________________ (description of document) and that this copy contains no alterations from the original.
____________________________________ Principal’s signature
North Carolina
County of _______________
I, __________________ , a Notary Public for _______________ County, North Carolina, do hereby certify that ______________________ (Name of principal) personally appeared before me this day and acknowledged the due execution of the foregoing instrument.
Witness my hand and official seal, this the _____ day of _____________, 20___.
(Official Seal)
Official Signature of Notary ___________________________
Notary Public Notary’s printed or typed name _________________________
My commission expires:_______________________
PDF版本在这里 or: https://www.sosnc.gov/documents/forms/authentications/sample_documents/true_copy.pdf
Idaho州
Copy Certification (Verification of a copy of an original document)State of Idaho )
County of ____________)
I, ____________ (notary’s name), a notary public, do certify that on this ________ dayof _____________, 20_____, I carefully compared the attached copy of_______________ (described document), with the original. It is a complete and truecopy of the original document.
(Seal)
__________________________
Notary Public
My Commission Expires on ____________________
Wyoming州
FOR ATTESTATION OF A COPY OF A DOCUMENTState of Wyoming
County of __________
I certify that this is a true and correct copy of a document entitled ________________________ (Title of document) in the possession of________________________ (Name(s) or Person(s)).
Dated _______________________
(Seal)
Signature of Notarial Officer __________________________
Title (Notary Public or Rank if military officer) ____________________________
My commission expires: ________________
Connecticut州
按照Connecticut州法律,公证员不能做”certified copy”或”true copy”。州务卿办公室推荐以下方法:
文件持有者自己准备一个复印件,然后声明复印件与原件相符合。公证员公证声明人的签名。
三、办理复印件与原件相符合的领事认证的基本程序
1. 找公证员,办理好复印件与原件相符合(true copy)的公证。
- 这一步需要您自己去办理。
- 有些银行的公证员不办理护照绿卡的true copy,多找一下,许多UPS店提供收费的公证服务。
- 公证好的复印件连同公证员的公证页(如果是单独一页)合起来就是新的用于办理认证的“原件”。
1a. County clerk认证(绝大多数州不需要这一步)
- 部分州(Alabama, Georgia, Kentucky, Tennessee, Maryland, New York)要求所有公证过的文件在申办州务卿认证之前,先向COUNTY CLERK(或者Court Clerk)申请认证。
- 这一步也需要您自己去办理。
2. 州务卿认证
- 使馆服务中心(TheGovService)提供州务卿认证的代办服务。
3. 【仅限于送华盛顿DC大使馆认证的文件】美国国务院认证
- 使馆服务中心(TheGovService)提供美国国务院认证的代办服务。
- 如果文件最后送到华盛顿DC中国大使馆认证,需要办理美国国务院认证。
- 华盛顿DC大使馆辖区州(DC, DE, ID, KY, MD, MT, NC, ND, NE, SC, SD, TN, UT, VA, WV, WY):必须要做国务院认证。
- 休斯顿领馆辖区州(AL, AR, FL, GA, LA, MS, OK, TX, PR):不需要这一步。
- 其它领馆辖区州,如芝加哥领馆(CO, IA, IL, IN, KS, MI, MN, MO, WI), 纽约领馆(CT, MA, ME, NH, NJ, NY, OH, PA, RI, VT),旧金山领馆(AK, CA, NV, OR, WA),洛杉矶领馆(AZ, CA, HI, NM)正常不需要这一步,但也可以选择办这一步,然后文件送华盛顿DC大使馆认证。
4. 中国驻美领事馆(大使馆)认证
- 使馆服务中心(TheGovService)提供领事馆(大使馆)认证的代办服务。
四、通过使馆服务中心(TheGovService)代理领事认证的详细步骤
使馆服务中心(TheGovService)提供州务卿认证,国务院认证及中国使领馆的领事认证的代办服务:
- 休斯顿领馆辖区州(AL, AR, FL, GA, LA, MS, OK, TX,PR)。
- 华盛顿DC中国大使馆辖区州(DC, DE, ID, KY, MD, MT, NC, ND, NE, SC, SD, TN, UT, VA, WV, WY)。
其它州的文件如果需要使馆服务中心(TheGovService)代办,需要加办美国国务院认证,然后到DC大使馆认证。
- 请在网上填写《使馆服务中心(TheGovService)签证服务社订单》:
- 打印订单确认页。订单确认页上有您的订单号,我们的邮寄地址,付款信息(含信用卡付款)等。
- 将下面《需要提供的文件材料》栏所列的申请材料邮寄给我们。
- 寄出申请后,请将您的文件邮寄信息输入我们的计算机系统,这样我们可以通过计算机系统一键点击跟踪您的邮件,若有异常可以及时发现。
- 我们收到您的申请材料后,将检查材料是否齐全,符合领馆要求,然后送交领事馆,取件后立即邮寄回给您。
五、时间与费用
1. 领事认证领馆(大使馆)的正常处理时间为4个工作日,领事费为$25(中国公民$8)。
2. 州务卿认证时间不定(取决于州务卿办公室与邮寄方式),但一般10-15天。 州务卿费用$5-20不等;州务卿办公室来回邮寄费取决于您选择的邮寄方式。
3. 美国国务院认证(休斯顿领馆辖区不需要这一步)时间4天,国务院费用$8。
4. 使馆服务中心(TheGovService)服务费为每份文件每一步$56.96(超过2份文件另有优惠)。加急办理另收加急费用。 简易自动计算
商务文件中国公民 | 份数 | 领事费 | 服务费 | 处理时间 |
领事认证普通办理加急办理特急办理 | 012345678910 | 25 | 44.96 | 4个工作日 |
州务卿认证AL AR DCDE FL GA IDKY LA MD MSMT NC ND NEOK PR SC SDTN TX UT VAWV WY | 012345678910 | 2-25 | 44.96 | 10-15天 |
国务院认证 | 012345678910 | 8 | 44.96 | 4个工作日 |
费用小结(不含邮寄费) | ||||
请注意: 1. 领馆不时会有延误。若时间紧,请务必查看《主页》上有关领馆处理时间的最新信息。 2. 以上费用计算仅供参考,且不包含州务卿来回邮寄费用及寄回文件给您的费用(每件次$8-32)。实际费用以《当前收费标准》或订单确认页为准。 3. 州务卿与国务院一般不提供加急服务。 |
六、需要提供的文件材料
- 使馆服务中心(TheGovService)签证服务社订单确认页。
- 《公证认证申请表》一份,申请人填写并签名。
- 申请人护照复印件(只需要照片资料页)。
- 【非美国公民申请人,目前在美国的】提供目前在美国合法居留身份的文件(如绿卡,I-20,或者H1B等)的复印件。
- 【中国公民申请人,目前在中国的】请提供一份签字的简短说明,如我们于某年某月回国,目前居住何处,现在办学位证成绩单认证是因为yy原因。
- 要认证的文件“原件”。
- 要认证的文件每一页的复印件。如果已经办好州务卿认证,复印件也需包括州务卿认证页。注意复印时候不要拆开订书钉,否者文件失效。