如何办理复印件与原件相符合的领事认证

一、什么是true copy？

复印件与原件相符合的公证，英文叫原件的True Copy（有时候也叫certified copy），是为了证明复印件未经篡改，是与原件一模一样的，而且是完整的。

绝大多数州不允许公证员公证出生证，结婚证，法院文件等官方记录（recordable documents）的复印件。护照绿卡驾照虽然是官方发放的，但不属于官方记录，因此可以公证复印件。公司注册文件（articles of incorporation或certificate of formation），good standing (certificate of status)，也必须由相关政府部门签发，不能做true copy。至于一般公司文件（如董事会决议），病历，银行账单什么的，都可以做复印件公证。

二、如何办理复印件与原件相符合的公证

一般来说，在复印件上写上“true copy”的字样并由公证员签字盖章不能满足州务卿认证与领馆认证的要求。对于复印件与原件相符合的公证，每个州都有相应的法律规定，一般都有特别的公证词，许多州甚至要求公证员亲自复印。

华盛顿DC中国大使馆的特殊要求

从2017年11月起，办理护照，绿卡等复印件与原件相符合认证，如果公证词是单独一页（即与复印件不在一页上），大使馆要求在复印件上写上“true copy”字样，并由公证员与你自己分别签字。否则可能不予认证。如果公证词打印或写在护照绿卡的复印件上，则无需特殊处理。

Arkansas州

State of Arkansas
County of ____________

I, ______[Name of Notary]_______, certify this is a true and perfect copy of the original document _______[insert type of document]______ presented to me on this ______ day of _________, 20___.

Notary’s Signature _____________
My commission expires: ___________
[Seal of Office]

Oklahoma州

State of Oklahoma
County of ____________

I certify that this is a true and correct copy of a document in the possession of _____________________

Dated _________________

(Signature of notarial officer)
(Seal, if any)

Title (and Rank)
(My commission expires: )
(My commission # )

Texas州

CERTIFIED COPY OF A NON-RECORDABLE DOCUMENT
STATUTORY CERTIFICATE FOR CERTIFYING A COPY IN TX ONLYState of Texas
County of _______________

On this __________ day of __________, ___(year)___, I certify that the preceding or attached document, and the duplicate retained by me as a notarial record, are true, exact, complete, and unaltered photocopies made by me of _____(description of document)_______, presented to me by the document’s custodian, _______________, and that, to the best of my knowledge, the photocopied document is neither a public record nor a publicly recordable document, certified copies of which are available from an official source other than a notary.

______________________
Notary Public’s Signature

(Personalized Seal)

Florida州

STATE OF FLORIDA
COUNTY OF __________

On this _____ day of __________, ___(year)____ , I attest that the preceding or attached document is a true, exact, complete, and unaltered photocopy made by me of ______(description of document)______ presented to me by the document’s custodian, ____________________, and, to the best of my knowledge, that the photocopied document is neither a vital record nor a public record, certified copies of which are available from an official source other than a notary public.

(Official Notary Signature and Notary Seal)

(Name of Notary Typed, Printed or Stamped)

Georgia州

请用PDF版本：Georgia州复印件与原件相符合公证页（公证页声明）（尽量用这个），或者or Georgia州复印件与原件相符合公证页（自己声明）。

North Carolina州

TRUE COPY

I, _______________________________ (document owner), do hereby swear or affirm that the attached is a true copy of ________________________________________ (description of document) and that this copy contains no alterations from the original.

____________________________________ Principal’s signature

North Carolina
County of _______________

I, __________________ , a Notary Public for _______________ County, North Carolina, do hereby certify that ______________________ (Name of principal) personally appeared before me this day and acknowledged the due execution of the foregoing instrument.

Witness my hand and official seal, this the _____ day of _____________, 20___.

(Official Seal)

Official Signature of Notary ___________________________

Notary Public Notary’s printed or typed name _________________________

My commission expires:_______________________

PDF版本在这里 or: https://www.sosnc.gov/documents/forms/authentications/sample_documents/true_copy.pdf

Idaho州

Copy Certification (Verification of a copy of an original document)State of Idaho )
County of ____________)

I, ____________ (notary’s name), a notary public, do certify that on this ________ dayof _____________, 20_____, I carefully compared the attached copy of_______________ (described document), with the original. It is a complete and truecopy of the original document.

(Seal)

__________________________
Notary Public

My Commission Expires on ____________________

Wyoming州

FOR ATTESTATION OF A COPY OF A DOCUMENTState of Wyoming
County of __________

I certify that this is a true and correct copy of a document entitled ________________________ (Title of document) in the possession of________________________ (Name(s) or Person(s)).

Dated _______________________

(Seal)

Signature of Notarial Officer __________________________

Title (Notary Public or Rank if military officer) ____________________________

My commission expires: ________________

Connecticut州

按照Connecticut州法律，公证员不能做”certified copy”或”true copy”。州务卿办公室推荐以下方法：

文件持有者自己准备一个复印件，然后声明复印件与原件相符合。公证员公证声明人的签名。

三、办理复印件与原件相符合的领事认证的基本程序

1. 找公证员，办理好复印件与原件相符合（true copy）的公证。

• 这一步需要您自己去办理。
• 有些银行的公证员不办理护照绿卡的true copy，多找一下，许多UPS店提供收费的公证服务。
• 公证好的复印件连同公证员的公证页（如果是单独一页）合起来就是新的用于办理认证的“原件”。

1a. County clerk认证（绝大多数州不需要这一步）

• 部分州（Alabama, Georgia, Kentucky, Tennessee, Maryland, New York）要求所有公证过的文件在申办州务卿认证之前，先向COUNTY CLERK（或者Court Clerk）申请认证。
• 这一步也需要您自己去办理。

2. 州务卿认证

• 使馆服务中心（TheGovService)提供州务卿认证的代办服务。

3. 【仅限于送华盛顿DC大使馆认证的文件】美国国务院认证

• 使馆服务中心（TheGovService)提供美国国务院认证的代办服务。
• 如果文件最后送到华盛顿DC中国大使馆认证，需要办理美国国务院认证。
• 华盛顿DC大使馆辖区州（DC, DE, ID, KY, MD, MT, NC, ND, NE, SC, SD, TN, UT, VA, WV, WY）：必须要做国务院认证。
• 休斯顿领馆辖区州（AL, AR, FL, GA, LA, MS, OK, TX, PR）：不需要这一步。
• 其它领馆辖区州，如芝加哥领馆（CO, IA, IL, IN, KS, MI, MN, MO, WI）, 纽约领馆（CT, MA, ME, NH, NJ, NY, OH, PA, RI, VT），旧金山领馆（AK, CA, NV, OR, WA），洛杉矶领馆（AZ, CA, HI, NM）正常不需要这一步，但也可以选择办这一步，然后文件送华盛顿DC大使馆认证。

4. 中国驻美领事馆（大使馆）认证

• 使馆服务中心（TheGovService)提供领事馆（大使馆）认证的代办服务。

四、通过使馆服务中心（TheGovService)代理领事认证的详细步骤

使馆服务中心（TheGovService)提供州务卿认证，国务院认证及中国使领馆的领事认证的代办服务：

• 休斯顿领馆辖区州（AL, AR, FL, GA, LA, MS, OK, TX，PR）。
• 华盛顿DC中国大使馆辖区州（DC, DE, ID, KY, MD, MT, NC, ND, NE, SC, SD, TN, UT, VA, WV, WY）。

其它州的文件如果需要使馆服务中心（TheGovService)代办，需要加办美国国务院认证，然后到DC大使馆认证。

1. 请在网上填写《使馆服务中心（TheGovService)签证服务社订单》：

   新建订单

2. 打印订单确认页。订单确认页上有您的订单号，我们的邮寄地址，付款信息（含信用卡付款）等。
3. 将下面《需要提供的文件材料》栏所列的申请材料邮寄给我们。
4. 寄出申请后，请将您的文件邮寄信息输入我们的计算机系统，这样我们可以通过计算机系统一键点击跟踪您的邮件，若有异常可以及时发现。
5. 我们收到您的申请材料后，将检查材料是否齐全，符合领馆要求，然后送交领事馆，取件后立即邮寄回给您。

五、时间与费用

1. 领事认证领馆（大使馆）的正常处理时间为4个工作日，领事费为$25（中国公民$8）。

2. 州务卿认证时间不定（取决于州务卿办公室与邮寄方式），但一般10-15天。 州务卿费用$5-20不等；州务卿办公室来回邮寄费取决于您选择的邮寄方式。

3. 美国国务院认证（休斯顿领馆辖区不需要这一步）时间4天，国务院费用$8。

4. 使馆服务中心（TheGovService)服务费为每份文件每一步$56.96（超过2份文件另有优惠）。加急办理另收加急费用。 简易自动计算

六、需要提供的文件材料

1. 使馆服务中心（TheGovService)签证服务社订单确认页。
2. 《公证认证申请表》一份，申请人填写并签名。
3. 申请人护照复印件（只需要照片资料页）。
4. 【非美国公民申请人，目前在美国的】提供目前在美国合法居留身份的文件（如绿卡，I-20，或者H1B等）的复印件。
5. 【中国公民申请人，目前在中国的】请提供一份签字的简短说明，如我们于某年某月回国，目前居住何处，现在办学位证成绩单认证是因为yy原因。
6. 要认证的文件“原件”。
7. 要认证的文件每一页的复印件。如果已经办好州务卿认证，复印件也需包括州务卿认证页。注意复印时候不要拆开订书钉，否者文件失效。