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如何办理复印件与原件相符合的领事认证


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一、什么是true copy?

复印件与原件相符合的公证,英文叫原件的True Copy(有时候也叫certified copy),是为了证明复印件未经篡改,是与原件一模一样的,而且是完整的。

绝大多数州不允许公证员公证出生证,结婚证,法院文件等官方记录(recordable documents)的复印件。护照绿卡驾照虽然是官方发放的,但不属于官方记录,因此可以公证复印件。公司注册文件(articles of incorporation或certificate of formation),good standing (certificate of status),也必须由相关政府部门签发,不能做true copy。至于一般公司文件(如董事会决议),病历,银行账单什么的,都可以做复印件公证。

二、如何办理复印件与原件相符合的公证

一般来说,在复印件上写上"true copy"的字样并由公证员签字盖章不能满足州务卿认证与领馆认证的要求。对于复印件与原件相符合的公证,每个州都有相应的法律规定,一般都有特别的公证词,许多州甚至要求公证员亲自复印。

华盛顿DC中国大使馆的特殊要求

从2017年11月起,办理护照,绿卡等复印件与原件相符合认证,如果公证词是单独一页(即与复印件不在一页上),大使馆要求在复印件上写上“true copy”字样,并由公证员与你自己分别签字。否则可能不予认证。如果公证词打印或写在护照绿卡的复印件上,则无需特殊处理。

Arkansas州

State of Arkansas
County of ____________

I, ______[Name of Notary]_______, certify this is a true and perfect copy of the original document _______[insert type of document]______ presented to me on this ______ day of _________, 20___.

Notary's Signature _____________
My commission expires: ___________
[Seal of Office]

Oklahoma州

State of Oklahoma
County of ____________

I certify that this is a true and correct copy of a document in the possession of _____________________

Dated _________________

(Signature of notarial officer)
(Seal, if any)

Title (and Rank)
(My commission expires: )
(My commission # )

Texas州

CERTIFIED COPY OF A NON-RECORDABLE DOCUMENT
STATUTORY CERTIFICATE FOR CERTIFYING A COPY IN TX ONLYState of Texas
County of _______________

On this __________ day of __________, ___(year)___, I certify that the preceding or attached document, and the duplicate retained by me as a notarial record, are true, exact, complete, and unaltered photocopies made by me of _____(description of document)_______, presented to me by the document's custodian, _______________, and that, to the best of my knowledge, the photocopied document is neither a public record nor a publicly recordable document, certified copies of which are available from an official source other than a notary.

______________________
Notary Public's Signature

(Personalized Seal)

Florida州

STATE OF FLORIDA
COUNTY OF __________

On this _____ day of __________, ___(year)____ , I attest that the preceding or attached document is a true, exact, complete, and unaltered photocopy made by me of ______(description of document)______ presented to me by the document's custodian, ____________________, and, to the best of my knowledge, that the photocopied document is neither a vital record nor a public record, certified copies of which are available from an official source other than a notary public.

(Official Notary Signature and Notary Seal)

(Name of Notary Typed, Printed or Stamped)

Georgia州

请用PDF版本:Georgia州复印件与原件相符合公证页(公证页声明)(尽量用这个),或者or Georgia州复印件与原件相符合公证页(自己声明)。

North Carolina州

TRUE COPY

I, _______________________________ (document owner), do hereby swear or affirm that the attached is a true copy of ________________________________________ (description of document) and that this copy contains no alterations from the original.

____________________________________ Principal’s signature

North Carolina
County of _______________

I, __________________ , a Notary Public for _______________ County, North Carolina, do hereby certify that ______________________ (Name of principal) personally appeared before me this day and acknowledged the due execution of the foregoing instrument.

Witness my hand and official seal, this the _____ day of _____________, 20___.

(Official Seal)

Official Signature of Notary ___________________________

Notary Public Notary’s printed or typed name _________________________

My commission expires:_______________________

PDF版本在这里 or: https://www.sosnc.gov/documents/forms/authentications/sample_documents/true_copy.pdf

Idaho州

Copy Certification (Verification of a copy of an original document)State of Idaho )
County of ____________)

I, ____________ (notary’s name), a notary public, do certify that on this ________ dayof _____________, 20_____, I carefully compared the attached copy of_______________ (described document), with the original. It is a complete and truecopy of the original document.

(Seal)

__________________________
Notary Public

My Commission Expires on ____________________

Wyoming州

FOR ATTESTATION OF A COPY OF A DOCUMENTState of Wyoming
County of __________

I certify that this is a true and correct copy of a document entitled ________________________ (Title of document) in the possession of________________________ (Name(s) or Person(s)).

Dated _______________________

(Seal)

Signature of Notarial Officer __________________________

Title (Notary Public or Rank if military officer) ____________________________

My commission expires: ________________

Connecticut州

按照Connecticut州法律,公证员不能做"certified copy"或"true copy"。州务卿办公室推荐以下方法:

文件持有者自己准备一个复印件,然后声明复印件与原件相符合。公证员公证声明人的签名。

三、办理复印件与原件相符合的领事认证的基本程序

图1 公证文件的认证程序。请看下面的详细说明。

1. 找公证员,办理好复印件与原件相符合(true copy)的公证。

  • 这一步需要您自己去办理。
  • 有些银行的公证员不办理护照绿卡的true copy,多找一下,许多UPS店提供收费的公证服务。
  • 公证好的复印件连同公证员的公证页(如果是单独一页)合起来就是新的用于办理认证的“原件”

1a. County clerk认证(绝大多数州不需要这一步)

  • 部分州(Alabama, Georgia, Kentucky, Tennessee, Maryland, New York)要求所有公证过的文件在申办州务卿认证之前,先向COUNTY CLERK(或者Court Clerk)申请认证。
  • 这一步也需要您自己去办理。

2. 州务卿认证

  • 使馆服务中心(TheGovService)提供州务卿认证的代办服务。

3. 【仅限于送华盛顿DC大使馆认证的文件】美国国务院认证

  • 使馆服务中心(TheGovService)提供美国国务院认证的代办服务。
  • 如果文件最后送到华盛顿DC中国大使馆认证,需要办理美国国务院认证。
  • 华盛顿DC大使馆辖区州(DC, DE, ID, KY, MD, MT, NC, ND, NE, SC, SD, TN, UT, VA, WV, WY):必须要做国务院认证。
  • 休斯顿领馆辖区州(AL, AR, FL, GA, LA, MS, OK, TX, PR):不需要这一步。
  • 其它领馆辖区州,如芝加哥领馆(CO, IA, IL, IN, KS, MI, MN, MO, WI), 纽约领馆(CT, MA, ME, NH, NJ, NY, OH, PA, RI, VT),旧金山领馆(AK, CA, NV, OR, WA),洛杉矶领馆(AZ, CA, HI, NM)正常不需要这一步,但也可以选择办这一步,然后文件送华盛顿DC大使馆认证。

4. 中国驻美领事馆(大使馆)认证

  • 使馆服务中心(TheGovService)提供领事馆(大使馆)认证的代办服务。

四、通过使馆服务中心(TheGovService)代理领事认证的详细步骤

使馆服务中心(TheGovService)提供州务卿认证,国务院认证及中国使领馆的领事认证的代办服务:

  • 休斯顿领馆辖区州(AL, AR, FL, GA, LA, MS, OK, TX,PR)。
  • 华盛顿DC中国大使馆辖区州(DC, DE, ID, KY, MD, MT, NC, ND, NE, SC, SD, TN, UT, VA, WV, WY)。

其它州的文件如果需要使馆服务中心(TheGovService)代办,需要加办美国国务院认证,然后到DC大使馆认证。

  1. 请在网上填写《使馆服务中心(TheGovService)签证服务社订单》:

    新建订单

  2. 打印订单确认页。订单确认页上有您的订单号,我们的邮寄地址,付款信息(含信用卡付款)等。
  3. 将下面《需要提供的文件材料》栏所列的申请材料邮寄给我们。
  4. 寄出申请后,请将您的文件邮寄信息输入我们的计算机系统,这样我们可以通过计算机系统一键点击跟踪您的邮件,若有异常可以及时发现。
  5. 我们收到您的申请材料后,将检查材料是否齐全,符合领馆要求,然后送交领事馆,取件后立即邮寄回给您。

五、时间与费用

1. 领事认证领馆(大使馆)的正常处理时间为4个工作日,领事费为$25(中国公民$8)。

2. 州务卿认证时间不定(取决于州务卿办公室与邮寄方式),但一般10-15天。 州务卿费用$5-20不等;州务卿办公室来回邮寄费取决于您选择的邮寄方式。

3. 美国国务院认证(休斯顿领馆辖区不需要这一步)时间4天,国务院费用$8。

4. 使馆服务中心(TheGovService)服务费为每份文件每一步$56.96(超过2份文件另有优惠)。加急办理另收加急费用。 简易自动计算

商务文件中国公民 份数 领事费 服务费 处理时间
领事认证普通办理加急办理特急办理 012345678910 25 44.96 4个工作日
州务卿认证AL AR DCDE FL GA IDKY LA MD MSMT NC ND NEOK PR SC SDTN TX UT VAWV WY 012345678910 2-25 44.96 10-15天
国务院认证 012345678910 8 44.96 4个工作日
费用小结(不含邮寄费)
请注意:
1. 领馆不时会有延误。若时间紧,请务必查看《主页》上有关领馆处理时间的最新信息。
2. 以上费用计算仅供参考,且不包含州务卿来回邮寄费用及寄回文件给您的费用(每件次$8-32)。实际费用以《当前收费标准》或订单确认页为准。
3. 州务卿与国务院一般不提供加急服务。

六、需要提供的文件材料

  1. 使馆服务中心(TheGovService)签证服务社订单确认页。
  2. 《公证认证申请表》一份,申请人填写并签名。
  3. 申请人护照复印件(只需要照片资料页)。
  4. 【非美国公民申请人,目前在美国的】提供目前在美国合法居留身份的文件(如绿卡,I-20,或者H1B等)的复印件。
  5. 【中国公民申请人,目前在中国的】请提供一份签字的简短说明,如我们于某年某月回国,目前居住何处,现在办学位证成绩单认证是因为yy原因。
  6. 要认证的文件“原件”。
  7. 要认证的文件每一页的复印件。如果已经办好州务卿认证,复印件也需包括州务卿认证页。注意复印时候不要拆开订书钉,否者文件失效。

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