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2020华盛顿大使馆DC,领事认证,中国签证,办理指南


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2020中国驻华盛顿大使馆(The Chinese Embassy in Washington,DC)办理领事认证步骤指南,也就是原来的中国驻休斯顿总领馆(Chinese Consulate General in Houston)您要是第一次办理领事认证,那么看我们的这份攻略指南就对了,读完这篇文章基本上可以解决您70-80%的问题,您只需要花上5-10分钟时间,认真阅读本页或相应专题页,办理领事认证是比较复杂的事情。如果阅读后没有得到解答,可以电话微信联系我们的客服人员,为您免费解答一切相关领事认证问题。

一、领事认证是什么

领事认证(Document Authentication)是一国的外交、领事机关在公证文书上证明公证机关或认证机关的最后一个签名和印章属实。办理领事认证的目的是使一国出具的公证文书能为另一国有关当局所承认,不致因怀疑文件上的签名或印章是否属实而影响文书的域外法律效力。

 

领事认证服务地区

使馆服务中心代办华盛顿DC中国大使馆辖区(DC, DE, ID, KY, MD, MT, NC, ND, NE, SC, SD, TN, UT, VA, WV, WY),包括原休斯顿领馆辖区(AL, AR, FL, GA, LA, MS, OK, TX)的领事认证,各州州务卿认证,以及美国国务院认证。如何收费,详情请咨询我们的客服人员。

领事认证处理时长

  1. 州务卿认证时间不定(取决于州务卿办公室与邮寄方式),通常是7-15天。
  2. 美国国务院认证时间4天。
  3. 使领馆认证正常办理时间为4个工作日
  4. 使馆服务中心办理文件领事认证,量大从优,两份以上就有优惠,加急办理另收加急费用。
    注意事项:

    1. 领馆,州务卿与国务院不时会有延误。
    2. 州务卿与美国国务院一般不提供加急服务。

二、常用领事认证文件介绍

 

哪些个人文件可以办理领事认证?

房屋买卖委托书认证

儿童寄养委托书认证

死亡证的领事认证

结婚证与离婚证的领事认证

放弃继承权等声明书认证

居留证明与华侨身份认定

单身声明书认证:到中国结婚

医院病历,账单,保险文件认证

健在证明认证:在境外居住人员 领取养老金资格审核表

护照同一人认证,包括改名文件(Name Change)的认证

出生证认证:用于儿童在国内办理寄养,签证延期,上户口等

美国大学学位证书与成绩单的领事认证:作为留学证明,用于回中国就业

无犯罪记录的领事认证:用于中国绿卡,申请就业,包括联邦调查局FBI的无犯罪记录

复印件与原件相符(Certified True Copy),包括Email打印后认证,护照绿卡等

声明书认证(含如何起草声明书):各种事项的声明,声明护照绿卡为自己所有,商务索赔质检报告真实性,允许户口迁入等。

委托书认证(含如何起草委托书):各种民事商务纠纷法律诉讼委托,委托办理离婚,遗产继承,处理银行业务,公司财务,办理户口迁入迁出等。

《海牙认证》:到海牙公约国使用,比如法国留学。这类认证中国无法使用,回国使用我们通常办理的是领事认证

哪些公司文件需要认证?

公司商业文件认证:公司注册文件,财务,税务文件

文件复印件与原件相符认证:如护照,绿卡,发票,出货单,电子邮件email等

商务活动所需文件的认证:用于在中国开办公司的公司注册文件( Articles of Incorporation),公司运营(存续)证明文件(Good standing或Account Status),银行证明,财务,税务文件,合同等。

总的来说,几乎只要是有法律效力的文件都可以办理认证:

司法或政府文件认证:法庭判决、出生证、结婚证,离婚证,无犯罪记录,死亡证等
委托书,声明书、诉状等签字属实认证:如遗产继承,财产赠与,个人房屋转让和买卖,儿童寄养,以及离婚诉讼的委托书,质检报告,合同等

三、认证文件需要准备哪些材料?

美国各州及中国领事馆对委托书,声明书等认证文件规定不一样。我们日常收到的认证文件中有近50%的不符合中美各级的法律与规定。由于重新办理州务卿认证费时费钱,我们一般都尽力为客户争取办好领事认证。然而,现在国内及领馆对认证文件的要求越来越严,被拒的文件越来越多,许多以前能够办理的现在都不行了。为避免浪费时间金钱,特提醒您在起草准备认证文件之前,先阅读我们网站上的有关信息或者直接免费咨询我们的客服人员。

同样国内每个地方每个机构的要求也不一样,问清楚需要提供什么文件材料,哪些文件需要领事认证,需要多少份,哪些不需要。

注意事项:

  • 如果同一文件需要办理多份领事认证,那么从最原始的第一步(如委托书公证时,办理出生证时)就得办多份。领事馆以及州务卿都不可能从一份文件变出多份文件出来。
  • 认真阅读本页底部《办理领事认证时常犯的错误》,避免那些错误。
  • 委托书,声明书要包含一些必要的基本要素。请参照本网站提供的样板。
  • 每一份认证文件要尽量单一,不要把辅助文件作为附件与主要文件订在一起拿去认证。比如在房产委托书中附上房产证复印件和护照复印件,甚至被委托人的身份证复印件,在商务委托书中附上公司注册文件(Articles of Incorporation)等。现在这些情况领馆都会退件。
  • 如果您目前居住在中国,但认证文件(出生证,离婚证,结婚证,死亡证等)出自DC大使馆辖区州(包括原休斯顿领事馆辖区州),我们可以同时代理州务卿认证,美国国务院及领事认证,请参照《代办中国出生证等文件认证》。

四、办理领事认证(三级认证)的流程

Authentication Procedure: Notarized Documents办理认证,简单地说就是,公证员证明你在文件上的签名是真的,然后州务卿说公证员的签名是真的(公证员的签名在州务卿处有备案),最后中国领事馆的领事说州务卿的签名是真的(州务卿的签名在相应辖区的领事馆有备案)。这样文件拿到中国去中方就相信是真的了。所以,认证一般有三步:

1、由当地公证员或称地保官公证(Notary Public,)

起草或取得原始文件,司法或政府文件的原件或certified copy,如法庭判决、出生证、结婚证、死亡证明,公司注册文件等不需要经过公证即可直接送州务卿办公室认证。 但州务卿一般只认证“近期”签发的文件。这个“近期”是多久,各州规定不一样。多数州是2-5年以内。 有关详情请与所在州的州务卿办公室联系。 各州州务卿办公室的网页。如果同一文件需要办理多份领事认证,那么从这一步就得办多份。

什么地方能够找到公证员?美国没有专门的公证处,一般您自己的银行会提供免费的公证服务。好多公司前台,学校系秘书,都可能有公证员资格。任何公证员的效力都是一样的。如果您有不便,可以电话联系我们为您上门公证。

COUNTY CLERK认证(华盛顿州不用办理这一步)

绝大多数州不需要这一步。 部分州(Alabama, Georgia, Kentucky, Tennessee, Maryland, New York)要求申办州务卿认证之前,先向COUNTY CLERK申请认证(Notary certification or authentication),必须是公证员公证过的文件。出生证,结婚证,法院文件等不需要这一步。

2、州务卿认证(Secretary of State)

这一步的办理方法与所需文件材料请参考《各州州务卿办公室的网页》。每一个州要求略有不同,但都可以邮寄办理或者直接去办理。
请注意:在州务卿处,应该申请Certificate(或者叫authentication,认证),而不是Apostille(确认书,海牙认证)。如果你办了后者,中国领馆可能不予认证。(可委托使馆服务中心代办)

美国国务院认证(华盛顿州需要办理)

这一步您可以自己邮寄到美国国务院办理可能遇到以下不确定因素:

  • 邮寄办理可能时间很长。官方说的时间不可靠,我们常见到来回3周以上的。
  • 自己无法发现准备文件的正确性,容易导致拒件。
  • 算上邮费,自己办理的费用更高

所以综上所述,您可以选择我们使馆服务中心为您代办,因为我们批量走件,价格更低,效率更高。专业的事交给专业的人!

3、中国驻美使领馆认证

由于每个州的州务卿的签字与印章只在一个领馆备案,申请人应向文件出处州相应的中国总领馆提交申请。比如您现住加州,要办德州的出生证认证,需要在华盛顿DC的中国大使馆办理认证。
我们能够代办华盛顿DC中国大使馆辖区的认证,包括原休斯顿领馆辖区州(含美国国务院及大使馆两步):华盛顿州Washington DC, Delaware, Idaho, Kentucky, Maryland, Montana, Nebraska, North Carolina, North Dakota, South Carolina, South Dakota, Tennessee, Utah, Virginia, West Virginia, Wyoming.;阿拉巴马(Alabama)、阿肯色(Arkansas)、佛罗里达(Florida)、佐治亚(Georgia)、路易斯安娜(Louisiana)、密西西比(Mississippi)、俄克拉荷马(Oklahoma)、德克萨斯(Texas)。

注意:

从公证员公证到领馆认证需要在六个月内完成。超过6个月领馆可能不予认证。如果您无法及时办理完,可以委托使馆服务中心为您加急办理。

五、办理中国领事认证准备材料

  • 本网站所列文件要求为领馆当前的要求,因而与领馆官方网站所列的有许多不同(领馆网站更新慢,且许多要求的材料根本没有列,有些列了的材料又不要)。您如果通过我们申请,请以最后与客服人员的核准落实。
  • 如提供我们没有要求的文件原件,包括一些领馆官方网站要求提供的但使馆服务中心未要求提供的原件(如护照原件),我们会联系您寄回,邮费自付。
  • 如果通过我们同时办理州务卿认证与美国国务院认证,我们将代您填写州务卿与美国国务院的相关表格,所以您需要提交的文件材料与办领馆认证是一样的。

领事认证基本申请材料

1、《公证认证申请表》

《领事认证申请表》-使馆服务中心代办

注意

  • 申请表填写的相关问题请见本网站表格下载页的填写说明以及填好的样表(一定要看!)。
  • 申请多份认证时,每一位申请人只需填写一份《公证、认证申请表》。
  • 公司文件:申请人(代理人)为经手办理认证申请的人,不一定非要(但最好是)与认证文件有直接关系。比如办理公司文件认证,经办人(如秘书)就可以当申请人,而不一定要公司CEO当申请人。

2、申请人护照复印件

  • 中国公民,目前在美国的,还需要提供证明当前在美国居留身份的文件复印件,如绿卡,I-20,或者H1B等移民文件的复印件。
  • 外籍人士,认证文件涉及中文名字的,还需要提供原中国护照资料页复印件,以及改名文件复印件(如果更改姓名),以证明原中文名与现英文名为同一人。
  • 中国公民,目前在中国的,如果没有护照,可提供身份证正反两面复印件代替护照复印件。
  • 美国公民,确实没有护照的,可提供驾照复印件代替护照复印件(2019年起必须护照)。

3、需要认证文件的“原件”。什么是“原件”?

  • 若委托我们同时代办州务卿认证,“原件”指的是经公证员认证的文件,或者从政府部门,法院,county clerk等处获得的原始文件或Certified Copy。
  • 经州务卿认证过的文件,“原件”指的是州务卿办公室寄回来的,钉在一起的那份文件。(请不要将订书针拆开复印文件,否则无效)
  • 例如:你的委托书原来有两页,州务卿时认证在前面加一认证页,然后订在一起,共3页。这个3页的文件就是这里所说的“原件”。

4、需要认证文件的“复印件”。

  • “复印件”就是“原件”每一页复印而得来的,上面例子中相应的“复印件”也有3页。
  • 注意:“原件”的每一页都要复印!
  • 复印时请不要拆开订书钉再重新装订!否者文件失效。
  • 请留意:多份文件内容相同时,不能只从一份原件复印多份,因为每一份文件上的签名,编号等都可能不同。

备选申请材料

(根据您需要认证的文件类别以及具体内容需要提供不同的辅助材料) 所有备选辅助材料,除非特别注明,都只需要提供复印件即可。如果您要认证的文件没有列入,那么恭喜你,您不需要提供任何辅助材料。

公司文件认证

公司的注册证书(Articles Of Incorporation)复印件(目前多份认证只需要附上一份复印件即可)。
若申请人(代理人)名字没有出现在Articles Of Incorporation及认证文件上,需请公司负责人另外写一封信,说明申请人有权代为办理认证(e.g. To whom it may concern: xxx is the vice president of yyy company and is thegovservice.com authorized to apply for authentication on behalf of the company.)

儿童出生证认证

请参照《办理出生证的领事认证》页提供文件材料。

委托书认证(含房产买卖委托书)

  • 被委托人的身份证明。国内的提供身份证复印件(正反两面都要);国外的提供护照照片资料页复印件(中国公民还请提供当前在美国的身份文件复印件,如果绿卡,I-20,或H1B等复印件);
  • 涉及夫妻共同财产的,一般由夫妻共同委托,在同一份委托书上签字;
  • 已婚者不管财产是否夫妻共有,均应提交结婚证及夫妻另一方的护照与当前在美国身份文件(如绿卡,I-20等文书)的复印件;

寄养委托书认证

  • 被委托人的身份证复印件(正反两面都要)
  • 儿童出生证的复印件。
  • 提供父母双方的护照照片资料页复印件;中国公民还请提供证明当前在美国身份的文件复印件,如绿卡,I-20,或者H1B等复印件。

离婚诉讼委托书认证

提供结婚证复印件。

声明书认证

提供与声明事项有关的权利证明等(复印件)。

放弃继承权声明书认证

办理放弃继承权声明书认证的,应提交被继承人死亡证明和申请人与被继承人亲属关系证明(比如出生证复印件,户口复印件,或单位出具并经过派出所盖章的证明),以及所放弃房产或财产的证明。

结婚证认证

  • 提供夫妻双方的护照照片资料页复印件。
  • 中国公民还请提供证明当前在美国身份的文件复印件,如绿卡,I-20,或者H1B等复印件(目前居住在中国的除外)。

单身声明书认证

  • 提供未婚夫/妻中国身份证复印件(正反两面)。
  • 如果申请人离婚丧偶,请提供申请人的离婚证,配偶死亡证复印件。

六、如何申请领事认证?都有哪些手续?

使馆服务中心是独立的实体,提供收费的邮寄服务。您不用亲自跑领馆,省心省钱;我们会检查您的申请材料,避免常见的错误;我们有多年经验,服务可靠。

通过使馆服务中心申请领事认证的详细步骤:

  • 通过我们的邮寄地址,付款信息(含信用卡付款)等。
  • 将本栏上面《五、办理领事认证所需文件材料》栏所列的申请材料邮寄给我们。
  • 使馆服务中心不从属于中国驻美使领馆或者美国国务院,各州州务卿办公室。
  • 通过使馆服务中心申请领事认证,请按照左边所列步骤操作。
  • 通过官方途径申请,请访问官方网站:中国大使馆(华盛顿)各州州务卿办公室

注意:

领馆不提供邮寄服务,您可以亲自去领馆,委托朋友,或者通过使馆服务中心或其它代办机构办理领事认证。

申请寄出后我们需要做什么?

寄出申请后,请将您的文件邮寄信息输入我们的计算机系统,这样我们可以通过计算机系统一键点击跟踪您的邮件,若有异常可以及时发现。 您也可以通过Email将邮寄信息发给我们。通过Email发来的信息无法一键点击跟踪,所以一 般只会怀疑有问题时才去查询。

收到您的材料后,我们会检查您的申请材料,如果有问题会与您联系;否则送领事馆办理认证,取件后一般当日寄回给您。在此期间我们会及时将进展Email给您。您也可以随时上网查看进展,询问或补充信息。

在整个申请期间,使馆服务中心至少会发3封Email给您(收件后,递交领馆后,以及取件寄回给您后)。Email一般会在傍晚发出,请耐心等待。收件当日及次日请保持电话畅通,以方便我们在需要时与您联系。

注意

因遗嘱、继承、赠与、房产及商业性公证涉及重大经济利益,要求严格、手续繁多,遗产继承,财产赠与,个人房屋转让和买卖,买房的委托书等应提前预约办理,节省您的时间与金钱。

七、常见问题解答FAQ

Q: 领事认证只是证明签名和印章属实,为什么需要提供那么多辅助材料?许多文件在我看来完全没有必要!
A: 您好,领事馆要求提供的材料应及时补充,否则遭到拒件就得不偿失了。

问: 为什么州务卿办公室寄回来的认证文件拆开订书钉后重新装订好也算失效?
答: 因为一旦您拆开订书针,就有造假嫌疑,为避免不必要的误会,请提前知悉。

问: 我不小心将州务卿办公室寄回来的认证文件拆开了。领馆还会认证吗?我需要重新办一份新的州务卿认证吗?
答: 州务卿认证过得文件,原则上拆开订书针就是已经失效了。是否需要重新办一份新的州务卿认证,请考虑以下因素:拆开后文件完整性受损,即使领馆认证了,接受方会怀疑文件的真实性;如果是打官司使用,对方律师会以文件有可能造假为由要求法院不接受该文件,严重的会导致败诉。

问: 我的委托书(声明书)为什么被领馆退回来了?我两个月前才办过一份,一模一样的!
答: 领馆对委托书,声明书的要求总体来说是越来越严,许多以前接受的现在可能不接受。另外,经手认证的领事是轮转的,由于每个领事有独立的判断决定权,以前的领事认可放行了不等于现在的领事也必须认可。当然,如果您的认证文件完全符合领馆的要求,所有的领事都会认可的。

问: 我目前居住在中国,需要办理出生证(结婚证,离婚证)认证,你们能够代理吗?
答: 可以,有关问题请参照《代理目前居住在中国的出生证结婚证等文件认证》。

问: 如何证明美国护照和原中国护照上是同一个人?
答: 一般是将美国护照和原中国护照做一个原件与复印件相符合(true copy)的认证。两本护照上英文名相同,出生日期等信息相同。如果改名,还需要提供改名文件的认证。 另外一种方式是做一个声明书,声明两本护照都是您的。但声明书基本上是自说自话,比第一种方式要弱一些。 详情见专题:如何证明美国护照与原中国护照上是同一个人。

问: 领事馆出具中国护照的“核证副本”(Certified Copy)吗?
答: 据我们所知,领馆不出具中国护照的Certified Copy。

八、办理领事认证时常犯的错误

为方便手机阅览,本节内容现在单独作为一页:《办理领事认证的常见错误》。

免责声明
DISCLAIMER

领事认证是法律性非常强的事情,使馆服务中心只能从领馆认证的角度提供有关程序上的信息,而不能提供法律方面的帮助。我们不保证所提供的信息一定正确。如果我们提供的信息(包括通过电子邮件与电话提供的信息)给您带来损失,使馆服务中心不负任何责任。您如果有需要,请咨询相关律师事务所。
Disclaimer: Information provided on this web site, through email communications, or over the phone, is for reference only and does not constitute legal advice. We shall not be held responsible if loss or damage occurs. Please seek legal advice from law professionals for your document authentications if needed.

温馨提示:本网站上的信息是使馆服务中心多年经验的总结,反映领馆当前最新的要求,因此与领馆网站上所载会有一些差异。使馆服务中心提供的各种样本主要是从如何顺利地取得领馆认证的角度考虑,不可作为法律建议。

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