我们日常生活中很少接触到领事公证认证，因为这些只有居住在国外大的华人华侨才会用到，比如美国华盛顿、纽约、洛杉矶等华人地区，每天都会办理很多文件、证件的公证认证。因为领馆对认证文件的审查非常严格，所以我们使馆服务中心根据日常办理经验，为大家总结了一下几种常见的领事公证认证错误。
目前领馆认证会主要看以下几个方面：
- 有无公证词（Acknowledgements）。
- 装订（订书钉）是否拆开过。
- 认证文件之中是否有中国国内相关部门出具的材料（如房产证、身份证，出生证等）。
- 文件是否有涂改的痕迹。
- 公证或第一级认证超过6个月。
- 没有公证词的，装订（订书钉）拆开过的，以及认证文件中含国内材料复印件的几乎100%退件。所以不要有侥幸心理！
办理领事认证常犯的几种错误
一、文书准备不妥
申请人在准备认证文书时马虎粗心，就容易做出不合格的文书，导致文件被拒收。为帮助申请人撰写合格文书，现将认证被拒收的常见原因列举如下，希望能帮助申请人有效规避错误，提高办事效率。
- 文书有明显错字、书写潦草或私自涂改，导致拒收
- 委托期限不宜过长，一般不超过5年。从2018年起，领馆要求有明确的委托截止日期，不再接受“委托期限：到上述委托事宜办妥为止”的表述。如果您准备的文书缺少以上要素，就会被拒收。
- 《委托书》、《声明书》等固定格式文书被拒收原因。文书要素不全，以《委托书》为例，《委托书》应包含以下基本要素：委托人及受托人基本情况，委托原因、委托事项、委托权限、委托期限、受托人可否转委托。
使馆服务中心建议您：
- 在准备文书之前，先通过国内亲属向主要办事部门索要样本，并问清楚共需要几份，一次办完，以免下次再浪费时间精力，因为每一次办证都将被视为全新案子，需重新提供材料。
- 为保证文书真实性，维护认证严肃性，拒收有明显错字、书写潦草或私自涂改的文书。
- 计算机打印文书，勿手写，写完后多检查几遍，但是签字部分必须本人亲自手写。
二、没有公证词或公证词选用不当，导致拒收
有些申请人提供的文书只有美国公证员盖章签字，没有公证词（Acknowledgements），有些文书公证词选用不当，导致文件被拒收。
温馨提示：华盛顿州最常用的公证词格式分CALIFORNIA ALL-PURPOSE ACKNOWLEDGMENT 和JURAT两种。此外，有些公证员对公证词有更细的分类，如翻译件与原件相符的thegovservice.com公证（译员在公证员面前签字）、复印件与原件相符的公证等（请写清楚复印件内容和页数，如公司章程2页、结婚纸1页等）。
建议您做公证前，先向公证员解释清楚文书在华使用目的，以方便公证员出具合适的公证词。使馆服务中心为大家提供委托书，声明书等样板及各州公证词（Acknowledgements）。
三、无法体现文书完整性，导致拒收
按规定，当文书超过两页时（如公证词为单独一页，请不要将该页计算在内），需盖骑缝章、打钢印或火漆加封以体现文书完整性。没有这些标记，文件可能被拒收。 （注：休斯顿领馆与华盛顿DC中国大使馆都没有要求骑缝章，火漆加封）
请注意：复印时绝对不可以拆开订书钉再重新装订！
四、文件内容混杂，导致拒收
有些人为图省事，将多份不同类型的文件混在一起认证。比如《委托书》中套《声明书》，或在《委托书》后面附上美国政府部门出具的护照、绿卡、驾照、中国国内出具的房产证、护照、身份证等各种证件复印件，有时多达十几页。这种情况一般不被允许。国内主管部门已明确要求当事人将文件分开办理认证。
在这种情况下，正确做法是：《委托书》单独做一份认证，声明书单独做一份认证。国外出具的身份证件（如美国护照）单独做一份认证，用于身份证明。国内各部门出具的材料(如房产证、身份证，出生证等），按规定领事馆不能够认证。
衷心希望每位申请人都能在领馆顺利办好认证！
五、公证或第一级认证超过6个月
办理公证或第一级政府认证后，请及时办理领事认证。如果公证日期或第一级政府认证日期到递交领馆日期超过6个月，领馆一般不予认证。另外，当更换州务卿超过一段时间后后，前一任州务卿的签字认证的文件领馆也不再认证。
领事认证服务，如果缺少任何资料文件，都可以电话、微信联系我们办理解决，我们为您提供最专业的服务。