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办理领事公证认证,会出现哪几种常见错误?材料不齐,无公证词


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我们日常生活中很少接触到领事公证认证,因为这些只有居住在国外大的华人华侨才会用到,比如美国华盛顿、纽约、洛杉矶等华人地区,每天都会办理很多文件、证件的公证认证。因为领馆对认证文件的审查非常严格,所以我们使馆服务中心根据日常办理经验,为大家总结了一下几种常见的领事公证认证错误。

目前领馆认证会主要看以下几个方面:

  • 有无公证词(Acknowledgements)。
  • 装订(订书钉)是否拆开过。
  • 认证文件之中是否有中国国内相关部门出具的材料(如房产证、身份证,出生证等)。
  • 文件是否有涂改的痕迹。
  • 公证或第一级认证超过6个月。
  • 没有公证词的,装订(订书钉)拆开过的,以及认证文件中含国内材料复印件的几乎100%退件。所以不要有侥幸心理!

办理领事认证常犯的几种错误

一、文书准备不妥

申请人在准备认证文书时马虎粗心,就容易做出不合格的文书,导致文件被拒收。为帮助申请人撰写合格文书,现将认证被拒收的常见原因列举如下,希望能帮助申请人有效规避错误,提高办事效率。

  1. 文书有明显错字、书写潦草或私自涂改,导致拒收
  2. 委托期限不宜过长,一般不超过5年。从2018年起,领馆要求有明确的委托截止日期,不再接受“委托期限:到上述委托事宜办妥为止”的表述。如果您准备的文书缺少以上要素,就会被拒收。
  3. 《委托书》、《声明书》等固定格式文书被拒收原因。文书要素不全,以《委托书》为例,《委托书》应包含以下基本要素:委托人及受托人基本情况,委托原因、委托事项、委托权限、委托期限、受托人可否转委托。

使馆服务中心建议您:

  1. 在准备文书之前,先通过国内亲属向主要办事部门索要样本,并问清楚共需要几份,一次办完,以免下次再浪费时间精力,因为每一次办证都将被视为全新案子,需重新提供材料。
  2. 为保证文书真实性,维护认证严肃性,拒收有明显错字、书写潦草或私自涂改的文书。
  3. 计算机打印文书,勿手写,写完后多检查几遍,但是签字部分必须本人亲自手写。

二、没有公证词或公证词选用不当,导致拒收

有些申请人提供的文书只有美国公证员盖章签字,没有公证词(Acknowledgements),有些文书公证词选用不当,导致文件被拒收。

温馨提示:华盛顿州最常用的公证词格式分CALIFORNIA ALL-PURPOSE ACKNOWLEDGMENT 和JURAT两种。此外,有些公证员对公证词有更细的分类,如翻译件与原件相符的thegovservice.com公证(译员在公证员面前签字)、复印件与原件相符的公证等(请写清楚复印件内容和页数,如公司章程2页、结婚纸1页等)。

建议您做公证前,先向公证员解释清楚文书在华使用目的,以方便公证员出具合适的公证词。使馆服务中心为大家提供委托书,声明书等样板及各州公证词(Acknowledgements)。

三、无法体现文书完整性,导致拒收

按规定,当文书超过两页时(如公证词为单独一页,请不要将该页计算在内),需盖骑缝章、打钢印或火漆加封以体现文书完整性。没有这些标记,文件可能被拒收。 (注:休斯顿领馆与华盛顿DC中国大使馆都没有要求骑缝章,火漆加封)

请注意:复印时绝对不可以拆开订书钉再重新装订!

四、文件内容混杂,导致拒收

有些人为图省事,将多份不同类型的文件混在一起认证。比如《委托书》中套《声明书》,或在《委托书》后面附上美国政府部门出具的护照、绿卡、驾照、中国国内出具的房产证、护照、身份证等各种证件复印件,有时多达十几页。这种情况一般不被允许。国内主管部门已明确要求当事人将文件分开办理认证。

在这种情况下,正确做法是:《委托书》单独做一份认证,声明书单独做一份认证。国外出具的身份证件(如美国护照)单独做一份认证,用于身份证明。国内各部门出具的材料(如房产证、身份证,出生证等),按规定领事馆不能够认证。

衷心希望每位申请人都能在领馆顺利办好认证!

五、公证或第一级认证超过6个月

办理公证或第一级政府认证后,请及时办理领事认证。如果公证日期或第一级政府认证日期到递交领馆日期超过6个月,领馆一般不予认证。另外,当更换州务卿超过一段时间后后,前一任州务卿的签字认证的文件领馆也不再认证。

领事认证服务,如果缺少任何资料文件,都可以电话、微信联系我们办理解决,我们为您提供最专业的服务。

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